Donc vous n'avez pas encore appris à utiliser l'accès Yet?

La plupart des utilisateurs de Microsoft ordinateur de bureau apprennent Word ou Excel premier, habituellement Outlook à un certain moment et peut-être plus tard PowerPoint. Mais l'accès est celui qui tend à tirer dernière. Pourquoi est-ce? De nombreux utilisateurs de MS Office ont déjà accès installé sur leurs ordinateurs, mais l'application peut souvent rester là inutilisés, qui attendent d'être lancé.

Lorsque vous apprenez à utiliser Word ou Excel vous fondamentalement travailler dans un écran principal. OK, vous pouvez modifier les paramètres, zoom avant ou arrière ou appliquer le formatage, et vous pourriez passer à un autre écran pour utiliser une fonctionnalité particulière, mais vous revenez alors à l'écran principal. Une fois que vous apprenez à connaître votre chemin autour de l'écran et où les différentes commandes sont, alors vous êtes hors de la route à l'aide de l'application productive.

L'accès est différent. Une fois que vous lancez l'application, vous êtes redirigé vers la fenêtre d'utilisateur et à partir de là vous pouvez voir une liste des parties principales, qui sont Tables, Requêtes, Formulaires et rapports. Vous arrivez à cette liste différemment selon la version d'accès que vous utilisez. Mais le hic, c'est que vous avez besoin pour créer une de ces pièces avant que vous pouvez réellement voir quelque chose à travailler.

Une façon d'y aller est de jeter un oeil à un fichier de base de données exemple appelée Northwind Traders, qui est installé ou disponible pour toutes les versions d'Access. Si elle est installée, l'emplacement par défaut est Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSamples dossier, mais vous pouvez l'ouvrir à partir d'Access sans connaître cet endroit. Si vous ne pouvez pas le trouver, vous pouvez le télécharger directement à partir du site Microsoft Office Online, mais assurez-vous de télécharger la version d'accès correct.

Pour utiliser Northwind Traders dans des bases de données Access 2003 choisir d'aide d'exemples, et sélectionnez la base de données exemple Northwind ou téléchargez-le si nécessaire. Cliquez sur Ouvrir dans la boîte de message de sécurité. La base de données Northwind Traders s'ouvre et les charges écran de bienvenue. Cliquez sur OK, puis fermez le panneau de distribution principal en cliquant sur sa croix supérieur droit. C'est tout - vous êtes maintenant à l'écran principal utilisateur. Cliquez une fois sur les tableaux se dirigeant vers la gauche pour afficher toutes les tables de la base. Pourquoi les tables que vous demandez peut-être? Tables de puits sont la partie la plus importante de l'accès, car c'est là que vos données sont stockées.

Pour utiliser Northwind Traders dans Access 2007, si vous ne pouvez pas le voir dans l'écran d'ouverture, vous devez le télécharger. Lancez Access 2007 et dans l'extrême gauche de l'échantillon clic ouverture de l'écran, puis Northwind. Access 2007 téléchargements du modèle Northwind et crée la base de données pour vous.

Lorsque la base de données Northwind s'ouvre dans Access 2007, cliquez sur le bouton Options, sélectionnez Activer ce contenu, puis cliquez sur OK pour terminer. Puis cliquez sur Se connecter et la base de données est maintenant ouvert. Dans le volet de navigation de gauche cliquez sur la flèche vers le bas sur les Northwind Traders rubrique et choisissez Type d'objet. Cela vous montrera une liste des tableaux rubrique, requêtes, formulaires, états, macros et modules. Sélectionner les tables pour afficher toutes les tables de la base.

Donc, pour commencer à apprendre sur l'accès dont vous avez besoin pour en apprendre davantage sur les premières tables. Grâce à votre liste de tables dans Access montrant encore double-cliquez sur une photo. La table s'ouvre dans une mise en page de type Excel de lignes et de colonnes. Chaque ligne contient un dossier distinct et chaque colonne montre les différents types de données stockées pour chaque enregistrement.

Vous pouvez travailler avec une table de différentes manières. Par exemple, vous pouvez ajouter de nouveaux enregistrements dans la ligne en bas de la table, vous pouvez filtrer les données pour ne montrer que certains documents répondant à des critères spécifiques, vous pouvez trier les enregistrements dans l'ordre et vous pouvez imprimer le tableau.

La puissance derrière l'Accès réside cependant dans la façon dont vous utilisez ces tables. Donc, la prochaine partie à regarder est la requête. Vous pouvez créer et enregistrer des requêtes, par exemple pour trier ou filtrer les enregistrements dans votre table des professeurs. Lorsque la requête est enregistrée, vous enregistrez le filtre ou les paramètres de tri et une référence à une table particulière, pas les données réelles. Pour illustrer ce supposons que vous ayez six enregistrements dans un tableau des effectifs indiquant le nom, la date et rejoint poste pour chaque membre du personnel. Il ya trois membres du personnel d'administration, deux membres du personnel de vente et un gestionnaire. Vous pouvez créer et enregistrer une requête à la liste que le personnel administratif de la table des professeurs. Ainsi, lorsque vous exécutez la requête que vous voyez trois membres du personnel d'administration figurent uniquement.

Supposons que vous ajoutez deux de plus le personnel administratif à votre table des professeurs d'origine, alors maintenant vous avez huit personnes au total, dont cinq sont admin. Vous exécutez votre requête enregistrée à nouveau. Cette fois, il énumère cinq membres du personnel d'administration, parce que la requête enregistrée agit toujours sur les dernières données de la table que vous avez spécifié.

Maintenant, nous allons voir la partie suivante, le FORMULAIRE. Parfois, vous voulez être en mesure de voir votre table un enregistrement à la fois plutôt que dans la rangée et la colonne arrangement. Il est également très facile de faire des erreurs et de saisir des données dans la mauvaise ligne avec des données dans une mise en page de type tableau. Vous pouvez créer un formulaire basé sur la table pour ce faire. Puis, lorsque le formulaire est ouvert, vous verrez un enregistrement à la fois dans une colonne propre, avec une touche d'avant en arrière pour vous déplacer entre les enregistrements. Un formulaire, il est beaucoup plus facile de travailler avec les dossiers un à la fois et vous pouvez ajouter des instructions supplémentaires ou des étiquettes de texte, changer les couleurs de forme ou des logos ou des graphiques ajouter à le faire ressortir.

La dernière partie, nous allons voir dans cet article est le RAPPORT. Si vous souhaitez imprimer sur une analyse de l'accès plutôt que juste un rapport tel que décrit précédemment, vous pouvez créer des bases d'un rapport sur une table ou une requête. Par exemple vous pouvez avoir créé une requête pour afficher tous les enregistrements de vacances du personnel basé sur une table particulière. Lorsque la requête est exécutée de son résultat sont toujours affichés dans une mise en page de type tableau. Vous pouvez créer un rapport basé sur cette requête, qui peut être aménagé dans les colonnes nettes et espacées comme vous le souhaitez pour s'adapter à une page imprimée.

Donc, si vous avez décidé de commencer à apprendre tout au sujet de l'accès, envisager de participer à un cours d'instructeur de plomb pour vous aider le long du chemin. De cette façon, vous serez productif dans Access avant que vous savez....